• Rejoignez-nous sur
La Direction Archives et Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (DANTIC) est à vos côtés pour assurer la visibilité des actions du Ministère de l'Environnement et Développement Durable (MEDD).

RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU CONGO

 

Ministère de l’Environnement, Conservation de la Nature et Tourisme

 

PROGRAMME D’INVESTISSEMENT POUR LA FORET (PIF)

 

Termes de Référence Recrutement d’un consultant individuel pour l’élaboration du manuel des procédures du Programme d’Investissement pour la Forêt (PIF)

 

 

       1.   Contexte

 

Le Fonds d’Investissement pour le Climat (CIF- Climate Investment Fund) est un programme qui

vise à aider les pays en développement à atténuer et gérer les bouleversements dus au changement climatique. Il est constitué de deux fonds fiduciaires et de 4 fenêtres principales, l’une d’elles étant le Programme d’Investissement Forestier (PIF) qui a pour objectif en particulier la réduction de la déforestation aussi bien par des investissements transformationnels et innovants que par la réalisation d’activités habilitantes. La RDC a été choisie en 2010 par le sous-comité du PIF pour être l’un des huit pays pilotes au niveau mondial, dans le cadre du PIF. En juin 2011 le Plan d’Investissement du Programme d’Investissement Forestier a été officiellement soumis au sous-comité du PIF et le principe d’un don de 60 millions USD pour 5 programmes a été validé, dont 3 seraient exécutés avec l’appui de la Banque Mondiale (BM), pour un montant de 36.90 millions USD et 2 avec l’appui de la Banque Africaine de Développement (BAD), pour un montant de 22,3 millions USD. En accord avec le Gouvernement, il a été convenu de fusionner les 3 programmes de la BM en une seule opération, concentrée sur le Bassin d’Approvisionnement de Kinshasa, et les deux programmes de la BAD ont été réunis également dans un seul projet qui couvre les deux Bassins d’Approvisionnement de Kananga/Mbuji Mayi et de Kisangani. La BM a consenti un premier don de 250 000 USD, clôturé en décembre 2012, un deuxième don de 800 000USD de la BM était mis en place en mars 2013 et prendra fin en juin 2014. La mise en œuvre du projet est subordonnée à la disponibilité du manuel des procédures.

 

2. Objectif de la mission

 

L’objectif de la mission est l’élaboration du Manuel des procédures du Programme d’Investissement pour la Forêt répondant aux besoins opérationnels et aux exigences de gestion fiduciaire des Projets conformément aux procédures de la Banque mondiale. La mission du Consultant consiste à élaborer un Manuel des procédures devant intégrer tous les dispositions majeures définies lors de la préparation de la mise en œuvre du Projet, portant entre autre sur la gestion des activités spécifiquement définies dans les documents de préparation du programme, les interventions des différents acteurs au projet, la passation des marchés et la gestion financière, comptable et administrative, les opérations et le suivi-évaluation.

3. Rédaction du manuel d’exécution du Programme d’Investissement pour la Forêt dans le bassin d’approvisionnement de Kinshasa sur financement de la Banque mondiale(BM)

 

Le manuel des procédures du PIF abordera les mécanismes et procédures de coordination et d’exécution des activités prévues de commun accord au programme, il évoque les structures et 2

 les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet ainsi que leurs modalités d’intervention dans la prise de décision, de contrôle, et du Suivi-Evaluation des activités financées. Il traitera également des procédures administratives, financières et comptables, et décrira en outre les modalités de collaboration convenues pour la passation des marchés, de manière à faciliter la mise en œuvre du projet grâce à des procédures et règles qui permettent une gestion économique, efficiente et efficace des ressources du projet.

 

Le manuel des procédures tiendra compte de la dimension multisectorielle du projet impliquant un nombre élevé de centres de coût et/ou de gestion, des diligences de gestion préconisées par la Banque mondiale (BM) afin de permettre une fluidité des flux des fonds et des mécanismes de coordination efficace entre toutes les parties impliquées dans la gestion des ressources du projet en vue de leur comptabilisation exhaustive. De manière plus générale, le manuel des procédures du projet doit proposer les modalités pratiques de gestion du projet. Le manuel des procédures décrira aussi les mécanismes de mise en œuvre du projet et son articulation avec le Comité de pilotage, le MECNT, les rôles opérationnels de différents intervenants internes et externes (bénéficiaires) au projet, bref, son ancrage institutionnel doit être clairement défini.

 

Le Manuel des procédures portera également une attention particulière sur les questions de lutte contre la corruption conformément à l’engagement du Gouvernement en la matière.

 

L’application des différentes procédures dans le cadre du PIF devra se conformer aux documents de référence ci-après :

- l’Accord de Don ;

- les Directives de la BM ;

- les résultats des différentes études menées lors de la phase de préparation du Programme ;

- l’arrêté ministériel portant création et fonctionnement de la Coordination du Programme d’Investissement pour la Forêts ;

- le rapport d’évaluation du Programme ;

- etc.

 

Au moyen d’un organigramme, il sera décrit les tâches du personnel ainsi que les relations entre les différentes structures concernées par le projet. Les principales procédures à mettre en place sont les suivantes :

 

Procédures sur les Opérations : Elaborations des normes en vue d’assurer le respect de :

- la conformité aux Directives de la BM telles que précisées dans l’Accord de Don et les autres documents du Programme ;

- la qualité technique des prestations (y compris l’exécution des contrats signés) ;

- la gestion de l’ensemble des activités :

i. coordination et supervision de tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet ;

ii. renforcement de la concertation avec les différents partenaires externes et internes au Programme ;

iii. préparation des données techniques à présenter au titre du Projet lors des missions de supervision de la Banque et d’autres bailleurs de fonds ;

 iv. élaboration régulière des rapports d’avancement des activités à transmettre au coordonnateur du PIF/RDC ;

 

Système de suivi-évaluation : Elaboration d’un plan de suivi & évaluation comprenant les procédures d’exécution du Programme reliées à la fonction de suivi-évaluation des activités concourant à l’atteinte des objectifs globaux et spécifiques du Programme par le biais de résultats.

 

Procédures budgétaires : Elaboration du budget partant du plan de travail et Budget annuel (PTBA) et intégrant la détermination des coûts des activités, les centres de coûts et/ou de gestion et la programmation au moins trimestrielle, l’exécution, le suivi et l’analyse.

 

Procédures de trésorerie : alimentation initiale et ré alimentation du compte désigné, financement des plans d’action en fonction de la nature des activités, financement des requêtes soumises par les promoteurs des projets, règlement des dépenses, etc. ; les procédures de trésorerie doivent notamment faire ressortir les mécanismes de justification et de contrôle des dépenses exécutées par les différents acteurs notamment l’administration publique, les ONGs, les Organisations professionnelles. Il pourrait être utile de rédiger des procédures spécifiques au financement des séminaires et ateliers, incluant la préparation du budget du séminaire ou de l’atelier, la prise en charge des dépenses par nature et la justification de ces dépenses.

 

Procédures comptables : plan des comptes de la comptabilité générale, codification analytique et budgétaire, principes comptables répondant aux normes internationales, principaux schémas de comptabilisation des opérations, format du projet, modèles de documents de synthèse des opérations tels que les états financiers, les journaux (banque, caisse, engagements, etc.) système d’archivage des pièces justificatives et autres documents à produire lors des audits internes et externes qui seront effectués périodiquement pendant l’exécution du projet.

 

Procédures de consolidation des différents financements.

 

Procédures de passation des marchés : Elaboration du plan de passation des marchés, procédures de sélection des fournisseurs, entrepreneurs et consultants y compris les différentes responsabilités dans la préparation des dossiers de sélection de consultants et d’appels d’offres, l’organisation et fonctionnement de la Cellule de passation des marchés, etc.

 

Procédures de gestion administrative : personnel, immobilisations, stocks (éventuellement), carburant, etc.

 

Procédures de reporting : le Consultant devra présenter les procédures détaillées de reporting entre les différents niveaux d’exécution ainsi que des modèles personnalisés permettant d’établir trimestriellement les rapports financiers intérimaires non audités du projet comprenant un tableau Emplois/Ressources et un état d’exécution financière.

 

Procédures de fraude et corruption : définir les actes de fraude, corruption, collusion et coercition ainsi que leurs conséquences tout en préconiser les moyens de préventions (exemple : modèle d’un acte d’engagement à ne pas se livrer à des pratiques de fraude, corruption, etc) à l’égard de toute personne ou structure qui aura un rapport quelconque avec le Programme.

 

Le manuel devra présenter les modèles de fiches et registres nécessaires pour la mise en œuvre des procédures, le suivi et le contrôle des opérations et transactions tels que tableaux financiers, dossiers du personnel, demandes d’achat, bons de commande, fiches d’engagements, 4 procès-verbaux de réception, réception des factures ou décomptes des travaux, certificats et ordres de paiement, fiches d’immobilisation, fiches de stocks, registre des immobilisations, registres des demandes de paiement et des ordres de paiement, fiche de suivi d’analyse des propositions, canevas de rapport de suivi, etc.

 

Dans le cadre de la composante 1, le projet est mis en œuvre par une organisation de Mise en

Œuvre Déléguée (MOD). Le consultant devra donc produire le manuel d’exécution pour l’opérateur (procédures de soumission des projets, procédures d’examen et de décision, collecte des justificatifs, contractualisation « seuil de délégation de signature au MOD »…).

 

Dans le cadre de la composante 2.a, un appel à proposition sera lancé. Le consultant devra donc produire un Manuel détaillant le fonctionnement de l’instance indépendante qui évaluera les propositions et les modalités de financement.

4. Résultats attendus

Le consultant travaillera en étroite collaboration avec les différents Experts et structures concernées par le Programme. Le résultat attendu du consultant est l’élaboration du manuel des procédures sur la base des documents pertinents du Programme, prenant en compte tous les éléments évoqués ci-dessus. Le manuel des procédures du Programme comportera six tomes, à savoir :

 

• Tome 1 : Présentations et exécution du projet (description des mécanismes de mise en œuvre du projet et son articulation avec le Comité de pilotage, le MECNT, les rôles opérationnels de différents intervenants au projet (l’ancrage institutionnel) ;

• Tome 2 : description des procédures administratives, comptables et financières ;

• Tome 3 : description des procédures de passation des marchés ;

• Tome 4 : description des procédures opérationnelles et suivi-évaluation.

• Tome 5 : Manuel à l’attention de l’opérateur MOD Composante 1

• Tome 6 : Fonctionnement détaillé du Comité de sélection des projets pour la composante 2.a

 

Il sera organisé un atelier d’examen et de validation du manuel des procédures du projet.

5. Profil du consultant

Le consultant doit être un consultant individuel et répondre au Profil ci-après :

- Etre titulaire d’un diplôme universitaire (Bac + 5 ans minimum) en sciences de gestion (administration des entreprises, gestion financière et comptabilité, audit interne ou audit externe) ;

- Avoir au minimum dix (10) ans d’expérience professionnelle dans le domaine financier et comptable de préférence dans un cabinet d’audit ou de conseil en gestion ;

- Avoir au minimum cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans l’élaboration des manuel de procédures ou la mise en place des systèmes de gestion opérationnelle, administrative, financière et comptable au sein des structures privées ou publiques, dont 3 ans au moins au sein des projets de développement financés par les principaux bailleurs de fonds (principalement la Banque mondiale et la BAD) ;

 

- Avoir une bonne connaissance pratique des Directives ainsi que de systèmes de gestion financière et comptable nationales et des principaux bailleurs de fonds (principalement la Banque mondiale et la BAD) ;

- Avoir participé ou supervisé l’élaboration d’au moins trois manuels de procédures jugés acceptables par les bailleurs ;

- Avoir de très bonnes capacités d’utilisation des différents logiciels de gestion financière et comptable ;

- Avoir une bonne connaissance des Directives de la Banque mondiale et/ou de la

Banque africaine de développement en matière de passation des marchés ;

- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique courant (World, Excel, PowerPoint, internet, Outlook) ;

- Etre capable d’exploiter des documents en anglais ;

- Avoir une excellente connaissance du français écrit et parlé ;

- Etre capable de coordonnées une équipe multidisciplinaire ;

- Avoir une intégrité professionnelle et une aptitude à travailler en équipe et sous pression ;

- Avoir un sens des relations humaines ;

- Avoir un esprit d’initiative et une rigueur dans le traitement des dossiers.

 

Le consultant bénéficiera en outre de l’appui de :

 

- l’équipe de la Coordination du PIF ;

- l’Unité de Coordination du Projet Forêts et Conservation de la Nature (UC-PFCN) ;

- Services techniques du Secrétariat Général à l’Environnement et Conservation de la Nature ;

- etc.

 

6. Calendrier et durée de la mission

 

Le manuel des procédures Programme d’Investissement pour la Forêt doit être élaboré et misen place avant l’entrée en vigueur du Projet.La mission se déroulera à Kinshasa. La durée de la mission est de 2 mois.

 

 

 

Recevez nos infos par e-mail


Recevoir
Gestionnaire du site web : DANTIC  -  Copyright : MEDD